Countdown für kleinere mittelständische Unternehmen zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Wir haben in den letzten Wochen und Monaten immer wieder über den aktuellen Stand zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und die damit einhergehenden Pflichten für Unternehmen berichtet. Ab dem 17. Dezember 2023 müssen nunmehr auch Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten die Anforderungen des HinSchG umsetzen. Wird die Bereitstellung einer sog. „internen Meldestelle“ versäumt, drohen gar Bußgelder in Höhe von bis zu 20.000,00 EUR. Daher die kritische Frage: Sind Sie bereit für die Entgegennahme von Meldungen?

Zusammenfassung der Kernelemente des HinSchG

Möchte man die Regelungen des HinSchG kurz und prägnant zusammenfassen, geht es um die Bereitstellung einer sog. internen Meldestelle. Beschäftigten der vom HinSchG adressierten Unternehmen muss es jederzeit möglich sein, sog. „Informationen über Verstöße“ zu melden, wobei die dem Anwendungsbereich des Gesetzes unterfallenden Verstöße (etwa im Zusammenhang mit Straf- und Bußgeldvorschriften, Verbraucherschutzvorschriften sowie Regelungen zum Produkthaftungs- und Datenschutzrecht) abschließend in § 2 HinSchG abgebildet werden.

Jede hinweisgebende Person genießt nach der gesetzlichen Konzeption des HinSchG einen umfassenden Schutz vor Repressalien jedweder Art (also etwa vor Abmahnungen, Kündigungen, Versetzungen, etc.), wobei Meldungen aus dem rein privaten Bereich nicht unter den Schutzgehalt des HinSchG fallen. Informationen über Verstöße sind nach den ausdrücklichen Vorgaben des HinSchG zudem streng vertraulich zu behandeln und dürfen nur in fest vorgegebenen Fällen an (weitere) interne oder externe Stellen weitergegeben werden.

Die interne Meldestelle kann zudem nicht „nach Belieben“ eingerichtet werden, sondern muss spezifischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. So ist bei der Besetzung der internen Meldestelle insbesondere darauf zu achten, dass keinerlei Interessenkonflikte bestehen und die eingesetzten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Daneben gilt es Anforderungen zum Ablauf des Verfahrens und der Bereitstellung der entsprechenden Kommunikationskanäle zu beachten.

Wirft man also einen näheren Blick auf die Regelungen des HinSchG sollten die erforderlichen Umsetzungsmaßnahmen nicht unterschätzt werden.

Wie können wir Ihnen helfen?

Unternehmen, welche die Anforderungen des HinSchG bislang eher stiefmütterlich behandelt haben, stehen nunmehr vor einer Herausforderung. Einerseits rückt die Deadline mit Ablauf am 17. Dezember 2023 immer näher und andererseits müssen die gesetzlichen Anforderungen (auch im Bereich des Arbeits- und Datenschutzrechts) beachtet werden.

SKW Schwarz verfolgt insoweit einen „Full-Service“ Ansatz und begleitet Unternehmen bei allen erforderlichen Projektschritten.

Neben Schulungen zur Vorbereitung und auch Begleitung der Umsetzung des HinSchG, unterstützen wir Unternehmen gerne auch bei der Auswahl und Implementierung der nunmehr notwendigen internen Meldestelle. Soll etwa eine Cloud-basierte Lösung im Unternehmen vorgesehen werden? Gerne verweisen wir Sie insoweit auf unsere bewährten Kooperationspartner und nehmen die Prüfung sämtlicher rechtlichen Anforderungen für Sie vor.

Daneben stellen wir insbesondere sämtliche erforderlichen Dokumente zu angemessenen Preisen zur Verfügung, wozu insbesondere gehören:

• Datenschutzhinweise gemäß Art. 13,14 DS-GVO für die Bereitstellung der internen Meldestelle
• Eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DS-GVO
• Verfahrensordnung zur Information der Beschäftigten über die Ausgestaltung der internen Meldestelle sowie die zwingend zu beachtenden Verfahrensschritte
• Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DS-GVO, soweit eine konzernweite Meldestelle vorgesehen werden soll
• Eine Basis-Betriebsvereinbarung für ein cloudbasiertes Hinweisgebersystem, das dann auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann
• Ein Muster für den Eintrag in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DS-GVO

Ebenso nehmen wir auch die Aufgabe als Ombudsperson/Vertrauensanwalt wahr und begleiten Ihr Unternehmen gerne auch bei der anschließenden Bearbeitung und Prüfung von eingehenden Meldungen, wobei die Einzelheiten auf die konkreten Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können.

Schließlich unterstützen wir Sie auch im Rahmen der Kommunikation mit Ihren Beschäftigten, so dass eine höchstmögliche Akzeptanz des Hinweisgebersystems im Unternehmen sichergestellt werden kann.

Wir freuen uns daher, die Herausforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes mit Ihnen gemeinsam zu meistern.